Abteilung 4.1: Haushalt und Beschaffung

Die Abteilung befasst sich mit den beiden Sachgebieten Haushalt und Beschaffung. Zu ihrem Service zählen die Beratung budgetärer Einrichtungen in Finanzangelegenheiten, die Verteilung der Qualitätssicherungsmittel und die Beratung bei deren Verwendung. Die Abteilung führt formelle Vergabeverfahren wie Ausschreibungen oder Verhandlungsverfahren durch, vereinbart Rahmenverträge für verschiedene Waren und Dienstleistungen und berät im Zusammenhang mit Beschaffungen, etwa von Mobiliar. Zudem begleitet sie Antragsverfahren für Großgeräte und setzt Berufungs- und Erhaltungsmaßnahmen um.

Abteilungsleitung

Aufgaben	Ansprechpartner
Abteilungsleitung und stellvertretende Dezernatsleitung Grundsatzangelegenheiten des Haushalts, der Finanzierung, der Qualitätssicherungsmittel und des Beschaffungswesens Aufstellung und Vollzug des Haushaltsplans der Universität einschließlich kameralem Jahresabschluss	Thomas Oldenburg

Aufgaben

Ansprechpartner

Abteilungsleitung und stellvertretende Dezernatsleitung

Grundsatzangelegenheiten des Haushalts, der Finanzierung, der Qualitätssicherungsmittel und des Beschaffungswesens

Aufstellung und Vollzug des Haushaltsplans der Universität einschließlich kameralem Jahresabschluss

Thomas Oldenburg

Sachgebiet Haushalt

Aufgaben	Ansprechpartner
Sachgebietsleitung und stellv. Abteilungsleitung Grundsatzangelegenheiten der Finanzierung und des Haushalts Organisation des Finanzwesens der Universität Aufstellung und Vollzug des Haushaltsplans der Universität einschließlich kameralem Jahresabschluss Haushaltsangelegenheiten der Fakultäten und Zentralen Einrichtungen	Daniela Scheible
Haushaltsplanung Vollzug des Haushalts / Finanzplans u.a. durch Bewirtschaftung, Mittelverteilung/Budgetierung, ggf. Weiterverrechnung, Controlling und Abrechnung von Zuführung in den Bauhaushalt (zentrale Mittel, HS 2012) Berufungen und Bleibeverhandlungen Sonstige zentrale Investitionen Beantragung, Abwicklung, Abrechnung von Forschungsgroßgeräten Jahresabschlussarbeiten für die voran genannten Bereiche Bankbürgschaften	Yvonne Hambauer
Vollzug des Haushalts/Finanzplans u. a. durch: Bewirtschaftung verschiedener Haushaltsmittel Budgetierung, Controlling und Abrechnung von studentischen Qualitätssicherungsmitteln (QSM) Erstellen von Haftungserklärungen Genehmigung von Vorauszahlungen	Katharina Heid
Vollzug des Haushalts / Finanzplans u.a. durch Bewirtschaftung, Mittelverteilung/Budgetierung, ggf. Weiterverrechnung, Controlling und Abrechnung von Kassenanschlägen des Ausbauprogramms Hochschule 2012 und Hochschulpakt 2020 (1403 TG 77) Kassenanschlägen des Ausbauprogramms Master 2016 (1403 TG 78) Kassenanschlägen über Mittel der Landesstiftung (1221, 1222) SIBW (1403 TG 91) Kassenanschlägen für das Kapitel 1403 Titel 682 97/ 891 97 Bereitstellungen für das Kapitel 1403 TG 70 – 76 und TG 96 – 98 Bereitstellungen kleinerer Kapitel (1469 und 1499) Bereitstellungen kleinerer Kapitel (0408, 1402, 1406, 1409) Jahresabschlussarbeiten für die voran genannten Bereiche	Edelgard Otto
Stellvertretende Sachgebietsleitung Haushalt Aufstellung des Finanzplans der Universität Vollzug des Haushalts- /Finanzplans u. a. Bewirtschaftung, Mittelverteilung/Budgetierung, ggf. Weiterverrechnung, Controlling Abrechnung von Verfügungsmitteln zentrale Overhead-Mittel Jahresabschlussarbeiten für die voran genannten Bereiche Betreuung des SAP-Moduls Haushaltsmanagement	Sandra Reutner
Bearbeitung von Budgetangelegenheiten Optimierung Mittelvergabe / Haushaltskonsolidierung Finanzanalysen und Rücklagenmanagement für wissenschaftliche und nichtwissenschaftliche Einrichtungen Wirtschaftlichkeitsanalysen Kalkulation von Gebühren, wie z. B. Verwaltungs- oder Kursgebühren Beschaffung Amazon	Susanne Haas
Bearbeitung von Budgetangelegenheiten: Optimierung Mittelvergabe / Haushaltskonsolidierung Finanzanalysen und Rücklagenmanagement für wissenschaftliche und nichtwissenschaftliche Einrichtungen Wirtschaftlichkeitsanalysen Nachhaltigkeitsplanung Genehmigung von Haushaltsvorgriffen im Bereich der Grundausstattung Verlagerung und Übereignung von Geräten Ersatz von Sachschäden an Bedienstete und Dritte	Sybille Schmiedel
Bearbeitung von Budgetangelegenheiten: Optimierung Mittelvergabe / Haushaltskonsolidierung Finanzanalysen und Rücklagenmanagement für wissenschaftliche und nichtwissenschaftliche Einrichtungen Leistungsorientierte Budgetierung - anlassbezogene Budgetverhandlungen mit Zielvereinbarungen SWOT Konzeption und Stärken-Schwächen-Analysen	Angela Schröder
Vollzug des Haushalts GEMA Jugendherbergsausweise Mitgliedschaften Bearbeitung von GEZ-Angelegenheiten Verwaltung der Kraftfahrzeuge	Nina Smith Fabia Nano

Sachgebiet Beschaffung

Aufgaben	Ansprechpartner
Sachgebietsleitung Beschaffung Grundsatzangelegenheiten des universitären Beschaffungswesens Grundsatzangelegenheiten des Vergaberechts Organisation des Beschaffungswesens Projektarbeiten SAP-Systembetreuung Modul MM	Christina Hoch
Projektaufgaben der Beschaffung	Thomas Schraysshuen
Vergabestelle der Universität Heidelberg/ Sachgebiet Beschaffung Durchführung formaler Vergabeverfahren für Waren und Dienstleistungen gemäß Leistungsverzeichnis der antragführenden Stelle/Fachabteilung Beschaffungen über EU-Schwellenwert	Sandra Diehm Ulrich Rühle
Sachbearbeitung wissenschaftlicher Bedarf unterhalb EU-Schwellenwert entsprechend der Regelungen des Beschaffungshandbuchs: wissenschaftliche Geräte und Rahmenverträge für wissenschaftliche Geräte (Wartungen s. Silvia Krapp) wissenschaftliche Dienstleistungen (Anwendung und Vermittlung wissenschaftlicher Methodik zur Unterstützung in Forschung, Lehre und Weiterbildung: z.B. Gensequenzierung, präklinische Studien, Gewinnung von Luftproben) Forschungsaufträge Laborausstattung (z.B. Mobiliar)	Julia Winkler
Sachbearbeitung nichtwissenschaftlicher Bedarf unterhalb EU-Schwellenwert entsprechend der Regelungen des Beschaffungshandbuchs: Literatur, Buchbindearbeiten, Druckerzeugnisse (Bereich ZUV) Nichtwissenschaftliche Dienstleistungen (z.B. Catering, Fotoarbeiten) Technische Dienstleistungen (z.B. Wartung von wissenschaftlichen Geräten, Lüftungsanlagen) Fahrräder Bewirtungsgegenstände (Geschirr, Kaffee-/Espressomaschinen) Ventilatoren, Klimageräten, Zusatzheizungen Heizöl	Silvia Krapp
Sachbearbeitung nichtwissenschaftlicher Bedarf unterhalb EU-Schwellenwert entsprechend der Regelungen des Beschaffungshandbuchs: Einrichtungsgegenstände und Mobiliar Planung und Gestaltung von Büroarbeitsplätzen und Hörsaalausstattung Dienstsiegel und -stempel	Katja Laick
Sachbearbeitung nichtwissenschaftlicher Bedarf unterhalb EU-Schwellenwert entsprechend der Regelungen des Beschaffungshandbuchs: Nichtwissenschaftliche Dienstleistungen (z.B. Catering, Fotoarbeiten) Technische Dienstleistungen (z.B. Wartung von wissenschaftlichen Geräten, Lüftungsanlagen) Hausbewirtschaftungsgegenstände Schlüssel und Schließanlagen Sanitätsausrüstungen Bürogeräte Sportgeräte für die Lehre Versanddienstleistungen	Susanne Mai
Sachbearbeitung nichtwissenschaftlicher Bedarf unterhalb EU-Schwellenwert entsprechend der Regelungen des Beschaffungshandbuchs: IuK-Hardware IuK-Software (außer Standard-Software über URZ) Beschaffung und Betreuung der Telefonie und Videokonferenzdienste Für Uni-Verwaltung: IT (incl. Drucker/Kopierer)	Boris Windisch

Sachbearbeitung nichtwissenschaftlicher Bedarf unterhalb EU-Schwellenwert entsprechend der Regelungen des Beschaffungshandbuchs: Dienst- und Arbeitskleidung, - schuhe und -brillen, Schutzhandschuhe Büro- und EDV- Verbrauchsmaterial Betreuung der Rahmenverträge für Büro- und EDV-Verbrauchsmaterial (Online-Shops) Werkstattbedarf (Maschinen, Geräte, Ausstattung) wissenschaftliches Verbrauchsmaterial Rahmenverträge für wissenschaftliches Verbrauchsmaterial (z.B. Gase, Flüssigstickstoff) Audio- und Videoausrüstungen, Fotos, Smartboards etc.	Valentin Zehnder
Sachbearbeitung nichtwissenschaftlicher Bedarf unterhalb EU-Schwellenwert entsprechend der Regelungen des Beschaffungshandbuchs: Sachbearbeitung nichtwissenschaftlicher und wissenschaftlicher, freiberufliche Leistungen (z.B. Übersetzungen, Schulungen und Workshops, Architekten, Steuerberater etc.) Dienst-KFZ Prüfung und Beratung von Honorar- und Werkverträgen	Nathalie Dussel Katja Laick Julia Winkler
Frontoffice des Sachgebiets Beschaffung Angebotsbearbeitung, Auftragsabwicklung, Rechnungsprüfung Bewirtschaftung des Geschäftsbedarfs der Verwaltung Abrechnung des Büromaterials aus Online-Shop Gebrauchtbörse (landesweit und universitätsintern) Einholen von Auszügen aus dem Gewerbezentralregister Submissionsstelle bei formellen Vergabeverfahren Bereitstellung von Informationsmaterial und Katalogen	Jennifer Weber Jasmin Peekes

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Letzte Änderung: 09.10.2024